Как провести совещание, чтобы извлечь из него максимум пользы.0 min read

  • 1 239 просмотров статьи
  • плохоне оченьсреднехорошоотлично!Оценка: 5,00 ( голосов: 15)
    Загрузка...

    Я ранее уже делались с вами навыками организации выступления. Здесь же речь пойдет более углубленно о том как провести совещание.

    Если вы находитесь в центральном аппарате и вам необходимо проводить совещания, вы точно знаете всю необходимость данного мероприятия. Только вот эффективность проведения данного мероприятия не всегда однозначна. Давайте разберемся, какие задачи решают совещания, зачем они на самом деле нужны и как сделать так, чтоб это мероприятие было максимально продуктивным.

    1. Поговорим сначала о типах совещаний. Они бывают обучающие, информационные, разъяснительные и решающие проблемы. Поговорим о каждом из них конкретно.

    Обучающее совещание.

    Зачастую такое мероприятие носит вид конференции или семинара, цель которого состоит в обучении сотрудников с целью повышения знаний в нужном рабочем процессе, а так же для повышения квалификации. Обучающим мероприятиям свойственны использования практических заданий, чтоб получше разобраться в новом материале, чтоб работники наиболее полно были вовлечены в процесс изучения и знали, зачем это делается.

    Информационное совещание.

    Подобный вид совещания нужен для сбора данных в проблемных рабочих моментах. Можно назвать его неким опросом разных людей данного подразделения, с целью рассмотрения ситуации с разных точек зрения.

    Разъяснительное совещание.

    В ходе подобных совещаний руководство ставит своей целью разъяснительный момент. Объяснить сотрудникам и убедить их в целесообразности проводимой политики компании.

    Совещание, решающее проблемы.

    Цель тут очевидна – группе необходимо полностью разобраться в сложившейся ситуации, и разработать стратегию решения проблемы.

     

    2. Руководителю необходимо заранее подготовиться к совещанию. Ему нужно проработать следующие шаги:

    • Нужно четко сформулировать тему собрания, а также определить для себя желаемый результат данного мероприятия.
    • Подготовить список пунктов, которые необходимо разобрать в течение отведенного времени (повестка дня).
    • Составьте для себя схематичный план предстоящего мероприятия. При помощи него вы сможете четко уложиться по времени и обсудить максимум в кратчайший срок.
    • Определить людей, участвующих в совещании.
    • Если необходимо получить сводные данные от участников собрания, их необходимо ознакомить с материалом заранее, чтоб они успели подготовиться к данному собранию. И чем серьезнее и массивнее предстоит подготовка, тем раньше они должны быть об этом оповещены.
    • Определите место и подготовьте помещение, исходя из целей совещания. Позаботьтесь об удобстве присутствующих, особенно если это не 15-минутная линейка перед работой, а серьезное собрание. В этом месте должна быть комфортная температура, отсутствие сквозняков и посторонних шумов, а так же места для участников должны располагаться из расчета того, чтобы каждому из них было видно и слышно того, кто будет выступать на совещании.

     

    3. Начало совещания. Вступительная часть должна занять не более 10-15 минут.

    • Первое правило любых совещаний это пунктуальность. Если сам руководитель не отличается этим качеством, то и его сотрудники, глядя на него, со временем переймут его и тогда сбора полного состава участников придется ждать очень долго.
    • Если вы проводите совещание не часто, необходимо всем еще во вступительной части обозначить регламент его проведения, чтоб потом не отрываться по мелочам и уважать время всех присутствующих. Вот типовой набор требований к совещаниям, планеркам, семинарам, тренингам, конференциям:

    «Мобильный телефон» на вибро, или на беззвучном режиме;

    «Правило поднятой руки». В случае если человеку нужно высказаться, а его специально об этом не просили, он должен поднять руку;

    «Говорит один». Не перебивать выступающего;

    «Быть здесь и сейчас». Решать поставленные задачи вместе со всем коллективом, а не сидеть с отсутствующим взглядом, плюя в потолок и ожидая конца собрания.

    «Уважение». Относиться уважением к каждому из участников совещания.

    Если же совещания проводятся довольно часто, участники должны уже заочно быть знакомы с этими правилами и на данный регламент время не тратится. В разных предприятиях могут быть выработаны свои правила регламента. Главная задача регламента – сокращение непродуктивной траты времени.

    • После регламента необходимо еще раз обозначить основные пункты обсуждения, а так же объявить присутствующим конечную цель собрания. Также не лишним будет записать это на доске.
    • Всем известно, что личная  персона и все что качается себя любимого, для любого индивида всегда на первом месте. Чтобы максимально мотивировать сотрудников проявлять инициативу в совещании, нужно объяснить собравшимся, чем конкретно именно им будет полезно данное совещание.
    • Объясните собравшимся, чего конкретно вы от них ждете, как они должны проявить себя.
    • Поручите одному из сотрудников вести протокол собрания. Обычно это либо секретарь, офис-менеджер, или сам руководитель или его заместитель. Все зависит от конкретного предприятия и его численности.

    4. Организация совещательной дискуссии.

    diskussia_

    • Постарайтесь на всем протяжении совещания поддерживать с участниками спокойную дружескую ноту. Если вы будете слишком официальны, собравшимся будет довольно сложно раскрепоститься и принимать активное участие.
    • Не навязывайте сразу же всем присутствующим свою точку зрения. Таким способом вы, подавите своим авторитетом все творческие порывы присутствующих на совещании. Толку от такой дискуссии будет не больше, чем от разговора с самим собой.
    • Не критикуйте участника, высказывающего свое мнение. Вам необходимо рассмотреть ситуацию с разных сторон, чтобы иметь наиболее полную картину происходящего. Если вы слышите реплику, в корне отличающуюся от вашего мнения, старайтесь как можно осторожнее подбирать слова. Этим вы преследуете сразу две цели: не рубить на корню инициативность участников, и поддерживать уважение в коллективе, не задевая ничье чувство собственного достоинства.
    • Подчас имеет смысл сразу давать оценку вносимому предложению, при условии, что это не критика с вашей стороны.
    • Если все же речь идет о критическом замечании к выступающему человеку, то вместо личного высказывания целесообразнее будет провести «мозговой штурм» - разобрать эту ситуацию всем остальным участникам совещания. И тут уже разрешается всем присутствующим высказать любые, возможно даже самые невероятные предложения, и никто из присутствующих в данном «мозговом штурме» не имеет права критиковать никого, до самого окончания «штурма». Вам же, как начальнику совещания, необходимо как капитану своего судна отслеживать, чтобы никто из присутствующих не перескакивал с установленного курса совещания в другое русло.
    • Так же если все же обстоятельство вынуждает вас входить в дискуссию с негативно настроенным оппонентом, следуйте следующим правилам:

    Не позволяйте себе проявлять раздражение ни в словах, ни в их интонации. Не тараторьте и не повышайте голос.

    При общении обращайтесь с речью не к своему оппоненту, а к собранию в целом. Таким образом вы потихоньку сможете наладить спокойствие в аудитории.

    С начала своего высказывания сделайте акцент на то, что по некоторым моментам вы полностью понимаете и поддерживаете своего оппонента. Будет не лишним даже обозначить некоторые из них. И только после этого уже переходить к своей конкретной точке различия, которые в идеале надо сформулировать в виде вопросов, задаваемых всей аудитории.

    Высший пилотаж руководителя – это грамотная постановка вопросов. Задавая правильные вопросы, можно легко переключать внимание аудитории в нужное вам русло. Стоит так же брать себе в помощники те пункты собрания, которые еще не были разобраны, но стоят на повестке дня.

    • Научитесь вычленять из «словесного шума» суть дискуссии, всегда резюмируя то, к чему пришла ваша группа.
    • Следите за тем, чтобы всем участникам совещания была понятна терминология изложения тех, кто высказывается. Если она не понятна, просите умника изъясняться более понятным языком.
    • Немало важный момент – если вы планируете выработать какую-либо стратегию, постарайтесь до последнего скрыть от присутствующей аудитории свою базовую точку зрения по данному вопросу. То самое мнение, которое сложилось у вас еще до самого совещания.

    5. Характерные типы участников совещания.

    При ведении совещания, вам предстоит общаться с разными людьми, каждый из которых в разный момент дискуссии может повести себя по-разному. Хотя обычно каждому из них присуща в целом одна из поведенческих черт. Я приведу ряд рекомендаций, как общаться с разными типами, или как их угомонить в случае надобности:

    • «Спорщик». Вам необходимо сохранять спокойствие и деловой стиль общения. Дать возможность аудитории самой изменить его мнение. Ваша же задача настроить эту дискуссию.
    • «Человек-позитив». Вовлечь его в дискуссию в нужном для вас русле. Дать ему возможность резюмировать итоги собрания.
    • «Человек-негатив». Выставить на общее обозрение его знания, достижения и личный опыт. Так вы сможете привлечь его на свою сторону, сделать своим союзником.
    • «Всезнайка». Предложить аудитории занять нужную позицию в отношении его высказываний.
    • «Скромник». Задавать ему легкие вопросы, тем самым укрепляя его уверенность и раскрепощенность.
    • «Болтун». Следить, чтобы он не перескакивал с тем дискуссии, а так же напоминать о принятом регламенте.
    • «Хочу все знать». Если такой человек задает уж слишком много вопросов, адресуйте эти вопросы аудитории в целом. В случае уж слишком повышенной болтливости, поступить как с «болтуном».
    • «Моя хата с краю». Такой человек не проявляет никакого особого интереса к собранию. Чтоб вывести его из состояния «я в домике», спросите его о его работе. После чего общаясь в той же теме дискуссии, которая вам на данный момент нужна, приведите пример из его сферы интересов.
    • «Птица высокого полета». Это человек равного, или более высокого статуса по должности. С ним необходимо избегать прямой критики, применяя технику «да, и все же…»

    6. Окончание совещания.

    • Подходя к завершению совещания, кратко резюмируйте достигнутые результаты. Также объясните аудитории их план действий, согласно результатам совещания.
    • Не забудьте о позитивном отношении. У собравшихся людей должно складываться приятное ощущение от совещаний в целом.
    • Все достигнутые результаты нужно занести в протокол и разослать его всем участникам, которые должны иметь эти данные. Обычно это начальники подразделений.

    плохоне оченьсреднехорошоотлично!Оценка: 5,00 ( голосов: 15)
    Загрузка...

    комментария 3

    1. О, я бы вашу статью повесила для директоров как руководство к действию. А то порой после совещания работники выходят мягко сказать не в своей тарелке, а руководителю невдомек, что своим совещанием он только навредил, что теперь работники вместо работы будут пол дн отходить от стресса. Последний пункт «Уважение» у нынешних руководителей частенько выпадает.

      Оцените комментарий: Thumb up 0 Thumb down 0

    2. Я конечно понимаю,что без всяких собраний, совещаний на производстве или в большой компании не обойтись. Нужно все спланировать и всем раздать поручения, но как хорошо,что в моей жизни этого нет))).А хороших руководителей, мне кажется, все же не так много. Это тоже своего рода призвание. Руководить может далеко не каждый. А от этого зависит работа всего коллектива.

      Оцените комментарий: Thumb up 0 Thumb down 0

      • Ирин, я полностью с вами согласна про количество хороших руководителей. И все же начальниками не рождаются, если мы конечно не говорит о потомственных королях и т.д.

        Оцените комментарий: Thumb up 0 Thumb down 0

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *